SEGUNDAS COPIAS- Giral Font

Academia Nacional del Notariado
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Expedición
de segundas copias*
Jaime Giralt Font
* Versión escrita de la exposición del autor en el XLV Seminario Teórico-Práctico “Laureano A.
Moreira”, organizado por la Academia Nacional del Notariado en mayo de 2003.
1. Clasificación de los documentos notariales.
En la efectuada por CARLOS A. PELOSI, encontramos, según su genuinidad:
1.1. Originales y reproducciones.
1.1.1. Son originales -o de primer grado- los que se producen como
resultado directo e inmediato de las atribuciones fedantes del escribano; en
los que éste impone con fe pública originaria los hechos por él autenticados,
percibidos sensorialmente y narrados con sujeción a los principios de
evidencia y coetaneidad (escrituras, certificados, extractos).
1.1.2. Las reproducciones -de segundo o ulterior grado, según que el
documento reproducido sea original o no- tienen fe transcriptiva o derivativa.
En este sentido, la copia de un original es de segundo grado y la de
otra copia, de grado ulterior.
1.1.2.1. En ellas la imposición de la fe pública por parte del notario radica
en la atestación de concordancia con el original de la que derivan (“concuerda”,
en las copias de escrituras).
1.1.2.2. Tienen corporalidad y formas extrínsecas propias, cuya inobservancia
puede enervar sus efectos, pero su contenido no es más que un
“trasvasamiento” (así lo califica PELOSI) del documento original.
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2. Copia.
2.1. La copia es la reproducción literal, completa o parcial, del documento
matriz, expedida por el escribano autorizante de la misma o, en su
defecto, por quien también se encuentre legitimado para hacerlo (adscripto,
subrogante, interino, sucesor en el registro notarial, director del archivo
de protocolos), para lo cual debe tener el protocolo bajo su guarda (ley 404,
art. 108).
2.1.1. Por tal razón la copia es instrumento público, a tal punto que
hace plena fe como la misma escritura matriz (art. 1010 del Código Civil),
a la que subroga en sus efectos, salvo que difiriere en algo con ésta, en cuyo
supuesto valdrá lo que la misma contenga (art. 1009, C.C.).
2.2. El art. 1006 del Código Civil establece que: “El escribano debe dar
a las partes que lo pidiesen, copia autorizada de la escritura que hubiere
otorgado”.
2.2.1. Generalmente se suele calificar a la “copia autorizada” como
“testimonio”, aunque la denominación correcta sea la primera y la segunda
tenga otro significado (ley 404 de la ciudad de Buenos Aires, arts. 104,
106, 109, 110). Así fue designada por el codificador en los artículos 979,
inc. 1º, 1006 a 1011, inclusive y 3138, hasta que la ley 11.846 agregó al
artículo 1003 su actual último párrafo, referido a la protocolización, en el
que se expresa que: “El escribano público que haya efectuado la protocolización,
dará a los interesados los testimonios que se le pidieren”.
2.2.2. La expresión “testimonio” también ha sido utilizada con igual
sentido en el art. 28 de la ley 17.801, correlativo del art. 2505 del C.C., y
en el art. 56 de la ley 24.441.
2.3. La copia debe ser expedida para “las partes que lo pidiesen”.
2.3.1. El término “parte” comprende al sujeto negocial. Si éste estuviere
constituido por más de una persona (física o jurídica) puede expedirse
una primera copia de la escritura para todas o una para cada una.
2.3.1.1. Si se expidió una primera copia para todas y una de ellas
requiere luego una para sí, la que se autorice será segunda copia para esa
persona.
2.3.2. También es posible expedir más de una primera copia para la
misma persona. Ejemplo: escritura de compra por una sola persona de tres
inmuebles, uno ubicado en la ciudad de Buenos Aires, otro en Córdoba y
otro en Mendoza: pueden expedirse tres primeras copias para el comprador
al efecto, en cada caso, de la inscripción de cada inmueble en el registro
inmobiliario de su respectiva ubicación. Aún más, en el supuesto planteado,
si se expidiere una sola copia, lo más probable es que en alguno o
algunos de los casos caduque la reserva de prioridad.
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2.3.2.1. En tal supuesto, cada copia constituirá el título de propiedad de
cada uno de los inmuebles respecto de los cuales es expedida.
2.3.3. En caso de compra con hipoteca -por saldo de precio o a favor
de tercero-, corresponde expedir una primera copia para el adquirente y
otra para el acreedor hipotecario.
2.3.3.1. Si se tratare de venta o donación de nuda propiedad, podrá
expedirse una copia para el nudo propietario y otra para el usufructuario.
2.3.3.2. En las escrituras de afectación de un inmueble al régimen de la
propiedad horizontal correspondería expedir una primera copia para el
propietario del edificio, la que constituirá su título de propiedad de cada
una de las unidades que lo compongan -el que se integra con el de la
adquisición del terreno-, y otro para el administrador del consorcio de
propietarios para quien constituirá el documento acreditativo del
reglamento de copropiedad y administración.
2.3.3.3. Aunque es poco frecuente, quien resulte vendedor al contado
o deudor de un mutuo con garantía hipotecaria, también tiene derecho a
requerir una copia de la escritura que hubiere otorgado en tal carácter.
2.4. En el caso de los poderes, el apoderado no es parte, por lo que corresponde
expedir la copia para el poderdante, salvo que éste requiera que
la copia sea expedida para el apoderado.
2.4.1. Por razón de lo expuesto, tampoco es procedente que el apoderado
requiera la expedición de una segunda copia, a no ser que haya sido
especialmente facultado para ello por el poderdante.
3. Reproducción total o parcial.
3.1. La copia puede ser parcial (ley 404, art. 105), por cuanto no existe
norma de fondo alguna que lo prohíba, siempre que el escribano que la expida
haga constar en el mismo documento que lo omitido no modifica ni
altera el texto reproducido.
3.2. Un ejemplo de esto es el mencionado en 2.3.2.
4. Métodos para la confección de la copia.
4.1. La reproducción puede efectuarse en forma manuscrita,
mecanográfica, impresa, fotográfica, fotostática, computarizada o por otros
medios y soportes que autorice cada ley orgánica o, en su defecto, el consejo
directivo de cada colegio notarial.
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5. Cláusula de expedición.
Las copias deben llevar al final cláusula que identifique el documento
matriz reproducido, con mención del folio, notario autorizante, carácter en
que actúa y número de registro, y que asevere la fidelidad de la copia con
relación al original, indique si se trata de primera copia o de ulterior grado
y, en ese caso, cuál, para quién se expide y el lugar y fecha de su expedición.
6. Segunda copia o de grado ulterior.
6.1. Es la que se expide para la parte o integrante de la parte para quien
ya se había expedido la primera.
6.2. De acuerdo con lo prescripto en el art. 1007 C.C., la segunda copia
debe expedirla el escribano (o quien esté habilitado para hacerlo), cuando
así lo requiere quien está legitimado para ello en caso de haberse perdido
la primera.
6.2.1. La doctrina y la jurisprudencia han equiparado el supuesto de
pérdida de la copia con el de destrucción, robo o hurto.
6.3. Si en la escritura cuya segunda copia o de ulterior grado se
requiere, “alguna de las partes se hubiese obligado a dar o hacer alguna
cosa, la segunda copia no podrá darse sin autorización expresa del juez”,y
deberá estarse al procedimiento establecido en el art. 1008.
6.3.1. El antecedente de este art. 1007, tal como lo expresa su nota, es
la Novísima Recopilación, la que a su vez se sustentó en las Partidas (3.
leyes 11 y 12, art. 19) donde decía que el acreedor malicioso que hubiese
destruido la copia de la escritura de donde surgía la obligación, desinteresando
a su deudor, podía reactualizar su crédito con una segunda copia con
el correspondiente perjuicio ocasionado al obligado; de ahí la necesidad de
la autorización del magistrado para extender la segunda copia del instrumento
de donde surgiese obligación de dar dinero u otra cosa. Este principio
fue, asimismo, receptado por la Pragmática de Alcalá.
6.3.1.1. Por ello, SANAHÚJA Y SOLER pudo afirmar que: “sólo existe peligro
en dar segunda copia cuando la escritura contiene una obligación exigible
ejecutivamente” ( Tratado de derecho notarial, t. II, pág. 159).
6.3.2. Las consideraciones precedentes no están reflejadas en la norma,
la que no distingue la naturaleza de la obligación pendiente de dar o hacer
que requiere autorización judicial para que una segunda copia pueda ser
expedida, por lo que, en principio, resultaría necesaria la intervención de la
justicia en todos los casos.
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6.3.2.1. No obstante, se ha admitido que es posible expedir una segunda
copia o de ulterior grado en el caso en análisis, si quien la requiere puede
acreditar que la obligación que consta en la escritura ha sido cumplida, cancelada
o extinguida de cualquier forma.
6.3.2.2. En el caso de existir en la escritura una deuda garantizada con
hipoteca, resulta suficiente un informe de dominio del que surja que la
hipoteca ha sido cancelada; no así si sólo fue liberado el inmueble del
gravamen, ya que ello no implica extinción de la obligación.
6.3.2.3. En el caso de una escritura de hace veinticinco años cuya
segunda copia se solicita, que contiene una obligación de dar o de hacer,
aun garantizada con hipoteca, no parece acreditada su cancelación por el
hecho de que los efectos de la inscripción de la hipoteca hayan caducado
(art. 3151 C.C.), y el plazo de la prescripción previsto en el art. 4023 se
encuentre holgadamente cumplido, porque ello no impide que la misma se
encuentre interrumpida y la obligación permanezca vigente; razón por la
que resulta necesario, en tal caso, requerir la copia mediante el procedimiento
judicial regulado en el art. 1008 del Código Civil.
7. Segundas copias requeridas por orden judicial.
7.1. En los procesos ejecutivos es frecuente que el juez ordene al
escribano autorizante que expida segunda copia de un título de propiedad.
7.1.1. Por lo general el decisorio no expresa para quién debe ser expedida,
lo que debería ser un deber del juez, como así lo dispone el art. 73
del decreto 1624/00, reglamentario de la ley 404 de la ciudad de Buenos
Aires, ya que en el caso de una venta con saldo de precio garantizado con
hipoteca, según para quién se expida, la copia podrá constituir el título de
propiedad del adquirente o el título del crédito del acreedor hipotecario.
7.2. Cuando la segunda copia de un título de propiedad es expedida y
anotada en el registro inmobiliario (ley 17.801, art. 28), tal circunstancia
enerva los efectos, como título de propiedad, de la primera copia, sin que,
probablemente, el propietario se entere.
7.2.1. En el supuesto de que en el caso citado, la subasta no se realice,
cuando el titular de dominio pretenda disponer del bien deberá rescatar esa
segunda copia o pedir una tercera, porque la primera copia que obra en su
poder ha perdido el carácter de título de propiedad, como consecuencia de
la expedición de la segunda.
7.3. Suele ocurrir que en los juicios de ejecución de expensas comunes
por parte del consorcio de propietarios contra uno de sus integrantes
morosos, el juez ordene al escribano que expida segunda copia del título de
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propiedad. Si éste contuviere, por ejemplo, una hipoteca por saldo del precio
pendiente de pago al momento de la compra, y el escribano advirtiere
al magistrado que la primera copia está en poder del acreedor en cumplimiento
de una cláusula del contrato contenido en la misma, el juez debería
requerir su entrega al depositario del título (lo que generalmente no
ocurre), en lugar de exigir la expedición de una segunda. Ello es así porque
la primera copia no se ha perdido ni destruido, sino que existe y se sabe
quién la tiene en su poder.
7.3.1. Además, de no procederse en la forma señalada, el acreedor
ignorará que el título de propiedad que cree tener en su poder para presentarlo
en caso de ejecución, ha dejado de revestir tal carácter, sin que
quien sabe que él lo tiene se lo advierta.
8. Ley 24.441. Segundo testimonio en el régimen especial de ejecución
de hipotecas.
En el título V, relativo al régimen especial de ejecución de hipotecas, la
ley 24.441, de igual jerarquía normativa que el Código Civil, autoriza en su
art. 56 al acreedor a “solicitar directamente en el registro correspondiente
la expedición de un segundo testimonio del título de propiedad del inmueble
con la sola acreditación de ese carácter y a costa del ejecutado”.